Nous recherchons un(e) Assistant(e) d’Établissement expérimenté(e) pour rejoindre notre bureau d’études de Cergy.

Rattaché(e) au Directeur de l’établissement, vous jouerez un rôle clé dans la coordination administrative, logistique et opérationnelle du site.

En tant référent(e) administratif(ve) du site, vous assurerez une gestion proactive et rigoureuse des missions suivantes :

Administration & Services généraux

• Coordonner les visites et réunions de nos visiteurs (réservation hôtels, taxis et autres besoins spécifiques type catering)
• Piloter l’organisation des déplacements professionnels des collaborateurs du site (choix et réservations trajets, hébergement,…).
• Gérer le parc automobile et son exploitation (réservation, maintenance, facturation).
• Superviser les relations comptables et financières avec les différents prestataires et fournisseurs de l’établissement et des départements internes (commandes, réceptions, facturation).
• Participer à la création et à la mise à jour des comptes fournisseurs avec le service Achats
• Assurer l’inspection du site (routines autour des salles, équipements collectifs, mobiliers) et suivre les commandes relatives à la maintenance du site en collaboration avec l’équipe Infrastructure/HSE.
• Réaliser l’expédition des nombreux colis et suivre leur facturation pour nos équipes projets en collaboration avec le contrôle de gestion
• Etablir les commandes de sous-traitance et les réceptions associées pour les managers.
• Animer la communication interne du site (intranet, affichages, événements digitaux).
• Participer à l’organisation, la logistique et l’animation des différents évènements d’entreprise
• Intervenir sur toute autre difficulté d’ordre administratif ou logistique basique que pourrait rencontrer l’un de nos collaborateurs dans le cadre de ses missions
• Collaborer avec les équipes commerciales pour enrichir la base de données prospect pour les prestations de laboratoire
• Assurer la gestion opérationnelle de l’espace cuisine réservé, incluant le suivi des commandes, la gestion des stocks, la mise à disposition des équipements et la préparation du catering dans le respect des standards de qualité et d’hygiène.

Accueil & Intégration

• Assurer l’accueil des visiteurs et des partenaires dans le respect des standards de sécurité et d'hygiène.
• Gérer le standard téléphonique et les demandes entrantes.
• Animer l’intégration des nouveaux collaborateurs (badges d'accès/RIE, fonctionnement administratif du site, outils internes dédiés…).

Votre profil

Diplômé(e) d’un Bac +2/3 en assistanat de direction ou gestion, vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement international et multisite.

Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre rigueur et votre sens de l’anticipation.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office et êtes à l’aise avec les outils numériques.

Vous avez un excellent niveau d’anglais, à l’écrit comme à l’oral, qui vous permet d'être autonome sur l'ensemble de vos sujets.

Vous savez gérer les priorités, prendre des initiatives et faire preuve de discrétion et de diplomatie.

Votre posture professionnelle, votre sens du service et votre capacité à fédérer les interlocuteurs font de vous un(e) véritable facilitateur(trice) au sein de l’établissement.

Le permis de conduire est requis.